Output Management (DokumentePlus)

Steigen Sie jetzt ein in die Welt der papierlosen Organisation - wir helfen Ihnen dabei!

Sehr wichtig für Sie: Rechnungen an Ihre Kunden werden genau so wie heute erstellt - in der dafür zuständigen Software, die Sie für diesen Zweck benutzen. Das wird so bleiben!

DokumentePlus übernimmt nach Erstellung der Rechnung völlig ohne zusätzliche Handgriffe eines Mitarbeiters alle anschliessend gewünschten Schritte. Von der (technischen) Herstellung des Rechnungsdokumentes über die Zustellung an den Ihren Kunden per E-Mail oder Web-Portal, bis hin zur revisionssicheren Archivierung des Dokumentes. Vollautomatisch - also wirklich auf Knopfdruck!

Es ist nicht wichtig, welches System bei Ihnen die Rechnungen oder Lieferscheine erstellt, denn wir unterstützen jedes Warenwirtschafts- und Buchungssystem.

Schon seit Jahren verarbeitet Society für ausgewählte Kunden deren PDF-Rechnungen in großer Stückzahl mit mehreren tausend Rechnungen pro Tag  - mit und ohne qualifizierte Signatur. Dabei spart Society diesen Kunden Kosten für Porto und auch Folgekosten in der Verwaltung ein.

Das DokumentePlus sorgt nicht nur für ein PDF-Dokument!
Es übernimmt für Sie an zentraler Stelle den gesamten Prozess Rechnungsversand.

Dabei steuert es die Gestaltung mit dem richtigen Geschäftspapier - je nach Mitarbeiter, kennt das gewünschte Zustellungsformat für jeden Ihrer Kunden (Mail, Brief, Fax, EDI), versendet automatisch Kopien (z.B. an den Steuerberater oder die Buchhaltung des Kunden) oder wartet mit der Ausgabe bis zu einer bestimmten Uhrzeit, damit die Belege gesammelt beim Kunden eingehen.

All dies geschieht im Hintergrund - unbemerkt vom Mitarbeiter. Dieser kann natürlich jederzeit nachträglich den Beleg beliebig oft einsehen.

Innerhalb weniger Tage kann jeder Arbeitsplatz im Unternehmen angebunden werden. Änderungen an der bestehenden Warenwirtschaft-Software oder den Systemen, die für die Rechnungsstellung betrieben werden, sind generell nicht notwendig. Demzufolge ändert sich für den einzelnen Mitarbeiter nichts.

Komplexere Unternehmens-Strukturen konnten von Society schon ohne nennenswerte Investitionen angebunden werden.Umfangreiche Vorgaben der vorhandenen Abteilungs- und Niederlassung-Organisation werden unterstützt.

Auch für kleinere und mittlere Unternehmen ist damit jetzt der Weg frei für den kostensparenden elektronischen Rechnungsversand und der gleichzeitigen Automatisierung des gesamten Rechnungs-Ausgangs!

Hintergründe:

Rechnungen in großer Zahl zuverlässig in rechtskonformer Qualität zu erstellen und an den Kunden zu versenden, das ist eine eher normale und tägliche Herausforderung für heutige Unternehmen.

Je größer jedoch die Anzahl der Rechnungen, desto schwieriger ist die Verarbeitung im Hause - schon bevor die Rechnung auf die Reise geht, aber auch nachdem. Das gilt für jedes Unternehmen, besonders jedoch für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder internationaler Präsenz.

Zahllose Arbeitsstunden verlangt eine Rechnung einem Unternehmen ab - einmal abgesehen von den hohen Porto- und Lagerkosten, wenn immer noch mit Papier gearbeitet wird.

Schon bei mehr als 100 Rechnungen pro Monat lohnt sich das genauere hinschauen auf die Qualität, die Herstellungskosten, die Zustellkosten und auch den zeitlichen Aufwand, mit dem ein solches Dokument im Unternehmen abschließend verarbeitet wird.

Ohne Veränderung des Arbeitsplatzes durch Softwareinstallation ist es der Society Solutions GmbH gelungen, alle Verarbeitungsschritte rund um eine Rechnung in einen vollständig automatischen Prozess zu überführen.

Durch Drücken eines Knopfes durch den Mitarbeiter erfolgt

  • die Wahl des richtigen Briefbogens - nach Land/Mitarbeiter/Niederlassung,
  • die Ausgabe der Rechnung auf dem richtigen Drucker,
  • der Versand der elektronischen Kopie an den Steuerberater/Buchhalter,
  • die Erstellung einer Signatur nach gültigem Recht,
  • die Zustellung an den Kunden - per Post, per E-Mail oder per EDI,
  • die revisionssichere Ablage im Dokumenten-Management-System (DMS)

Damit löst Society für Society-Kunden gleich mehrere Alltagsprobleme und spart signifikant Kosten ein!

Sprechen Sie uns einfach einmal an!

Unter 0221 337759-0 können Sie sich an unseren Herrn Yelkenci wenden - oder rufen Sie doch gleich unseren Geschäftsführer Herrn Brake unter 0171 4150254 an.

Gesetzgebung für PDF-Rechnungen

Noch im Jahr 2011 wird die Signatur-Gesetzgebung für Rechnungs-Dokumente im PDF-Format angepasst. Damit steht dem elektronischen Versand von PDF-Rechnungen nichts mehr im Wege.

Wir haben die Lösung, mit der sozusagen über Nacht im Unternehmen von Papierverarbeitung auf PDF umgestellt werden kann. Ohne nennenswerte Investitionen - ohne Eingriff in die Warenwitschaft-Software!

Steigen Sie ein und nutzen schon nächste Woche unsere Lösung.